Evoluzione

worker“Se non è rotto non ripararlo”.

Ma quando si tratta di applicativi realizzati su misura una piccola dose di evoluzione è spesso necessaria.

Quello che capita con piccoli software è che, se tutto procede senza problemi per un certo tempo, finiscono per essere considerati da utenti e manager come la macchinetta del caffè: fondamentale per il funzionamento dell’ufficio ma degna di nota solo quando si rompe.

In realtà uno dei grossi vantaggi di un sistema di gestione delle informazioni costruito su misura è la capacità di evolversi sia per rispondere a nuove esigenze sia per stimolare l’adozione di procedure migliori.

Periodicamente si dovrebbero coinvolgere tutti i soggetti interessati all’uso del sistema per valutare la convenienza di aggiornarlo rispondendo alle seguenti domande.

Ci sono attività ripetitive che si possono delegare all’applicativo?
Classici esempi sono i report periodici e i controlli di coerenza sui dati (sia durante l’inserimento sia periodicamente con precessi automatici).

L’applicativo prevede la gestione di tutte le informazioni di cui gli operatori hanno bisogno?
Tipicamente si tratta di quelle informazioni che affollano gli spazi destinati alle annotazioni o, peggio, finiscono sui post-it incollati al monitor.

Esistono procedure, interne o esterne all’applicativo, durante le quali gli operatori commettono sempre gli stessi errori?
Se si tratta di funzionalità del sistema è necessaria una revisione dell’usabilità; se sono attività non informatizzate potrebbe essere il momento di renderle tali.

Ci sono eventi che sarebbe utile venissero segnalati via email?
Classici casi sono l’accettazione dell’ordine e l’avvenuta spedizione della merce.

Sarebbe utile una dashboard?
Si tratta di un “cruscotto” che, visualizzando un ridotto numero di indicatori, consente agli operatori e ai manager di conoscere rapidamente la situazione delle informazioni e dei processi gestiti dall’applicativo. Esempi di indicatori sono il numero di ordini in attesa, il tempo massimo e medio di evasione di una richiesta o il livello di scorte di un magazzino. Una versione limitata della dashboard può essere messa a disposizione dei clienti.

Smartphone?
Anche nel caso di prodotti non progettati per essere utilizzati da smartphone, o che non trarrebbero vantaggio da un uso in mobilità, può essere conveniente rendere accessibili alcune funzioni come, per esempio, la dashboard.

spyPer rispondere alle suddette domande, oltre che intervistare gli interessati, si può sfruttare l’opportunità di avere un sistema funzionante e trarre prezioni indicazioni osservando gli operatori mentre lo utilizzano.