Ecco alcuni suggerimenti per migliorare il vostro rapporto con la posta elettronica ed evitare gli esaurimenti nervosi.
Cercate di essere sintetici, esaustivi e non ambigui: un’opera d’arte può anche essere interpretata ma una lettera deve comunicare informazioni. Includete le informazioni necessarie e solo quelle.
Includete come destinatari solo le persone interessate. Voi che cosa pensate quando vi arriva un messaggio che non vi riguarda?
Differenziate tra i destinatari diretti, da cui tipicamente vorreste anche una risposta, e quelli “per conoscenza” (usate gli appositi campi).
Inserite sempre l’oggetto del messaggio: aiuterete il vostro destinatario (e voi stessi) a capire subito di che cosa si tratta. Usate di conseguenza un oggetto significativo (“leggi qui” non lo è).
Un messaggio gestito non andrebbe più ricercato: leggete il testo, ricavatene le informazioni che vi servono, salvate eventuali allegati utili, rispondete se richiesto e poi archiviate il messaggio. Andarlo a ripescare successivamente può significare perdere molto tempo.
La normalità dovrebbe essere una casella di posta in arrivo vuota: cumuli di messaggi abbandonati significano lavoro ancora da fare o, peggio, lavoro già fatto ma indistinguibile da quello ancora da fare.
Per l’archiviazione non create mostruose pile di cartelle: dovendo classificare e successivamente cercare qualcosa è più semplice avere pochi faldoni con molti fogli che una miriade di contenitori semivuoti.